Coronavirus, ¿Con qué herramientas teletrabajas?

foto: Jesús Albarrán Ordás https://www.flickr.com/photos/130052971@N02/

Hace días que estaba pensando en este post, y creo que con todo el lío que se ha montado con el Coronavirus, es el momento ideal para acabar de revisarlo y publicarlo.

Hace 6 años, cuando elaborábamos el plan de negocio de Ebantic, recuerdo que hubo un apartado en la plantilla que usamos que me llamó la atención. Se trataba de definir las herramientas que se utilizarían en la empresa para facilitar el trabajo colaborativo y también el teletrabajo. En ese momento pusimos las típicas de esa época: Skype, Google Docs, TeamViewer… Después de 6 años la verdad es que hemos cambiado estas soluciones por otras mas “Cool” que toda organización moderna que se precie debería considerar 😉

Bromas aparte, la verdad es que actualmente en Ebantic usamos una serie de herramientas colaborativas que nos permiten compartir comunicación e información entre todo el equipo independientemente de donde esté cada uno. Hoy en día nuestro equipo está en Barcelona, Madrid, Caracas y yo me paso media vida en el AVE, por lo que para nosotros es básico poder disponer de espacios virtuales donde poder trabajar conjuntamente como si estuviéramos todos en la oficina.

Buscando una herramienta de mensajería corporativa, donde pudiéramos crear canales de chat para los proyectos, gestionar el soporte a clientes e intercambiar mensajes one to one, nos encontramos con Slack . De hecho, ya no utilizamos el correo electrónico para la mensajería interna, sino que toda la comunicación la hacemos con esta herramienta. Esto nos permite tener las conversaciones más organizadas por temas y departamentos y sobretodo más inmediatas, como si usásemos Whatsapp pero con funcionalidades mucho más avanzadas. Incluso hemos visto que algunas empresas empiezan a incorporar la comunicación con sus clientes dentro de Slack, creando un área separada para ello. Nosotros aún no nos hemos atrevido con esto, pero todo se andará. ¿Os imagináis la cantidad de correos electrónicos que nos ahorraríamos? Muchas veces acabamos usando el email como si fuera un chat, lo que es super ineficiente y genera una cantidad de correo basura en la bandeja de entrada que enmascara ese email que si es importante (como el de la orden de compra que estabas esperando).

Para la gestión de los proyectos usamos Asana. Es un gestor de tareas que nos funciona muy bien para organizar los roadmaps de las aplicaciones y, por lo tanto, la organización del equipo de desarrollo. Además, como también pasa con Slack, está integrado con Google Drive (que usamos como repositorio), y eso te permite linkar documentos a los proyectos y tareas sin tener que estar copiando documentos de un lado a otro. Asana permite crear tareas y grupos de tareas, así como asignarlas a una persona en concreto, incluyendo comentarios, prioridad y fecha límite. ¡Ah! Y dispone de un chat donde cada integrante de la organización puede realizar comentarios en una tarea en concreto. Nuestras reuniones semanales de seguimiento de proyectos se basan siempre en la información que hay en Asana y que se va modificando a medida que evoluciona el proyecto. Total, que cada persona del equipo, viendo Asana sabe las tareas y las prioridades asignadas en cada proyecto en que participa.

Finalmente nos faltaría una herramienta de videoconferencia ya que, como he dicho antes, tenemos parte del equipo en remoto y el trabajo requiere comunicación ágil e inmediata. ¡Ah, y por supuesto que no se corte! Al principio usábamos Skype, pero nos daba bastantes problemas, por lo que probamos Zoom. La verdad es que nos hemos convertido en unos adictos a esta solución. Es fácil de usar, muy estable y tiene funcionalidades de trabajo colaborativo como pizarra virtual o tomar el control del ordenador de la otra persona (como haríamos con TeamViewer). Es lo más parecido que he encontrado, en cuanto a calidad tanto del audio como del video, a una videoconferencia del tipo Polycom, pero con la ventaja de no necesitar hardware propietario. Te permite tener tu propia sala virtual de videoconferencia con una ID propia a la que se pueden conectar proveedores y clientes que dispongan del enlace y, por supuesto permite programar salas para aquellas reuniones planificadas vía calendario. Con Skype tienes el problema de que tu interlocutor tiene que estar registrado con una cuenta. Con Zoom se trata solo de enviar un link. Un poco como lo que te permite Webex pero mucho más intuitivo, ágil y, en mi opinión, con más calidad.

Pero la gran ventaja de todas estas herramientas es que no exigen inversión. Son de pago por uso e incluso tienen una versión gratuita que muchas veces es más que suficiente para una empresa de modestas dimensiones que no requiere de las funcionalidades avanzadas que te habilitan en las licencias Pro. Probarlas no supone ningún coste y la verdad es que al final se convierten en indispensables. Bueno, en realidad de esto viven todas ellas 😉

Seguro que cuando escribo este post ya debe haber nuevas soluciones con nuevas y más avanzadas funcionalidades. ¡Habrá que probarlas! Todo lo que ayude y promueva el trabajo colaborativo entre personas que estén o no en la misma oficina será bienvenido en nuestra organización.

 ¿Qué herramientas usas tu? ¿Nos puedes recomendar alguna para que la probemos?

Para cualquier duda ya sabéis, os envío un link de Zoom y hacemos “una video”!