Fuente: CCMA S.A.
Cualquier televisión que quiera obtener altos índices de audiencia dentro de una racionalización de los recursos utilizados (y parecería que todas están por esta labor), está obligada a hacer simulaciones de sus parrillas teniendo en cuenta varios factores como son los costes asociados por la compra/tratamiento o generación de contenidos, el retorno de la inversión por publicidad, product placement o patrocinios y la información necesaria para hacer simulaciones de audiencia según los registros históricos.
Si preguntamos a un Director de Programación de cualquier cadena de televisión de nuestro país, seguramente estará totalmente de acuerdo con el planteamiento anterior, sobretodo por la presión que acostumbran a tener por parte de la gente de ‘negocio’ cuya obligación es cuadrar los números y asegurar los mayores beneficios a la organización.
Dicho esto, llevar a la práctica este planteamiento no es una tarea nada fácil para un Director de Programación. Habitualmente se encuentran con una evidente carencia de herramientas para poder llevar a cabo eficientemente su trabajo. El Excel es quizás una de las herramientas más versátiles y potentes de nuestros tiempos pero también es uno de los peores enemigos de la eficiencia en según qué entornos. Es verdad que con unos pocos conocimientos avanzados de la hoja de cálculo podemos ser capaces de generar verdaderas ‘aplicaciones’ para gestionar parrillas, incluso automatizando alguna tarea que otra. Pero el Excel no nos puede dar ciertas funcionalidades necesarias para hacer una gestión eficiente:
¿Cuántas emisiones le quedan a esta película?, ¿Cuántos GRPs obtuvo la última vez que la emitimos?, ¿Qué era aquello que pensé durante la última emisión y que debía tener en cuenta la próxima vez? Estoy harto de introducir de uno en uno los capítulos de las series, ¿No habría una manera de hacerlo con un solo click según unas reglas predefinidas por mi mismo?
Los sistemas de Tráfico o (Broadcast Management System) son la herramienta soñada por los Directores de Programación para poder hacer mucho más eficiente su trabajo.Y por descontado ofrecen las herramientas necesarias para facilitar el trabajo al usuario como la visualización de la parrilla con diferentes vistas (diaria, semanal, posibilidad de hacer drag&drop de los contenidos, visualización de los costes y facturación en la misma parrilla, posibilidad de crear contenedores genéricos (Tarde de cine).
- Ejemplo parrilla. (Fuente: Corporació Catalana de Mitjans Audiovisuals S.A.)
Se acabaron los programas cuya licencia caduca con pases aún pendientes (a esto se le llama tirar el dinero por la alcantarilla), ya que el sistema es capaz de dar una relación de los contenidos pendientes de caducar en una fecha concreta. ¿Qué películas, documentales o series tenemos, cuya licencia caduca a final del mes que viene? Con esa información ya tenemos algunas prioridades que introducir en la planificación y que no significarán un cash out a la empresa. O, ¿qué contenidos tengo disponibles con una licencia que ya ha sido amortizada pero que aún no ha caducado y tengo más pases? Esos contenidos son ‘gratis’ porque ya están amortizados y pueden hacer bajar los costes (y aumentar beneficios) del dia en que los programe.
Pero en todo esto, además hay un tema operativo que no me gustaría que quedara en el olvido. El Excel que construye manualmente el Director de Programación es la base a partir de la cual se ejecutarán toda una serie de procesos y en los que intervendrá gente y departamentos diversos. Todos ellos necesitan ese Excel como agua de mayo para sus tareas diarias.
Una vez más el excel se convierte en el peor enemigo de la eficiencia. Es habitual que la hoja de cálculo no esté disponible hasta la semana anterior a la emisión. Para el Director de Programación es tedioso ir utilizando diferentes versiones de Excel y por lo tanto se tiende a poner las cosas negro sobre blanco solo cuando estamos completamente seguros. Hasta ese momento las cosas solo están en su cabeza. Vamos a ver unos pocos procesos y los problemas que se plantean:
- Gestión del contrato y licencia del contenido. Si el departamento que tiene que gestionar los contratos con la productora desconoce las intenciones del Director de Programación hasta el último momento, es complicado plantear una correcta negociación. Las prisas para cerrar el acuerdo antes de la emisión hacen que este no sea lo suficientemente beneficioso como en el caso de tener tiempo suficiente para negociar.
- Petición del material. Si conocemos con antelación los programas de ‘ajena’ podemos gestionar mucho mejor los tiempos de petición del material físico a la productora. Toda la gente de materiales acostumbra a trabajar con ese Excel que está disponible solo una semana antes, penalizando la anticipación que podría existir en el caso de tener la información con antelación.
- Planificación de las autopromociones. Está claro que saber con antelación los programas que hay que promocionar, beneficia enormemente la gestión del departamento que tiene que producir los elementos promocionales, y por supuesto la calidad de estos al tener mucho más tiempo de maduración. Y no hablemos del coste que representan las horas extras para acabar la autopromoción en un tiempo record.
Todo esto se resuelve si el Director de Programación dispone de una herramienta de gestión donde ir realizando la planificación con semanas, meses e incluso temporada de antelación. Los usuarios con los derechos correspondientes pueden consultar la parrilla prevista, y que sufrirá muchas modificaciones en el tiempo, pero que permite a los departamentos organizarse con mucho más tiempo de antelación y anticiparse a los problemas.
-¿Has visto que Luís ha programado el documental ‘Adiós al Excel’ para el mes que viene? Voy a llamar a ‘OpenSource Productions’ para avisarles, porque la última vez tardaron tres semanas en enviarnos la cinta*…
*¿La cinta? ¿Pero aún estamos así? No me digas que aún no trabajas con ficheros…
Habrá que hablar de esto algún día…
